Pagi berikutnya, Alya menuju gudang cabang bersama Ratih, petugas arsip, dan seorang saksi dari bagian fasilitas. Renovasi akan dimulai siang nanti. Mereka harus menemukan kotak berdasarkan daftar silang sebelum rak dipindahkan, tetapi tidak seorang pun boleh membuka atau memindahkan berkas tanpa pencatatan.
Gudang itu berbau kertas lembap dan kayu tua. Petugas menunjukkan lorong penyimpanan yang diberi nomor baru. Daftar lama menggunakan kode berbeda, dan beberapa label telah pudar. Mereka membandingkan nomor satu per satu dengan daftar pemindahan.
Setelah hampir satu jam, mereka menemukan kotak bernomor L-204. Tutupnya tidak disegel, tetapi memiliki label inventaris yang cocok dengan kategori “pemegang saham dan rapat”. Ratih memotret kotak sebelum dibuka. Mereka mencatat kondisi kardus, debu, label, dan posisi rak. Tidak ada yang menyentuh isi sampai daftar pemeriksaan siap.
Di dalamnya terdapat buku saham bersampul hijau, beberapa surat kuasa, daftar pengiriman, dan map tipis berisi tanda terima. Alya tidak mengenali sebagian besar dokumen. Ia menjaga jarak saat petugas mengangkatnya satu per satu.
Buku saham memiliki halaman bernomor dan tanda tangan pejabat perusahaan pada beberapa perubahan. Namun, ada tiga halaman yang belum diberi nomor tambahan setelah sisipan. Itu bisa menjadi tata cara lama atau kekurangan pencatatan. Ratih meminta petugas mencari pedoman arsip yang berlaku pada tahun tersebut sebelum menyebutnya anomali.
Mereka menemukan satu surat kuasa dengan tanggal yang sama seperti daftar hadir. Nama pemberi kuasa adalah salah satu dari dua pemegang saham yang sebelumnya belum dapat dikonfirmasi. Nama penerima kuasa terbaca, tetapi tanda tangan pada salinan terlalu buram untuk dipastikan. Surat itu tidak otomatis membuktikan bahwa kuasa dipakai atau diterima sebagai sah.
“Ini bisa menjelaskan tanda kuasa,” kata Reza, yang ikut sebagai pihak berkepentingan setelah diundang.
“Bisa menjadi dokumen yang relevan,” Ratih mengoreksi. “Kita perlu memeriksa aslinya, aturan perusahaan, serta apakah surat ini pernah didaftarkan.”
Reza mengangguk. Ia tampak lebih mampu menahan kesimpulan daripada beberapa hari lalu.
Dalam map tanda terima, mereka menemukan bukti bahwa satu paket dokumen dikirim dari kantor Mahendra ke Surya. Tanggalnya dua hari sebelum notula yang sedang diperiksa. Deskripsi paket hanya tertulis “salinan untuk diperiksa”. Tidak ada daftar halaman atau keterangan tentang isi.
Alya memandang nama Surya. Ini menambah pertanyaan, bukan jawaban. Surya mungkin menerima dokumen untuk ditinjau, tetapi paket itu tidak membuktikan ia menulis ulang wasiat atau menyembunyikan lampiran.
Ratih mencatat semua halaman, lalu meminta agar dokumen asli dibawa ke ruang arsip terkendali untuk dipindai. Petugas gudang menyegel kembali kotak dan menandatangani berita acara. Alya dan Reza menandatangani sebagai saksi penerimaan, bukan sebagai pengesah isi.
Di kantor, mereka membandingkan buku saham fisik dengan versi digital. Tanggal perubahan terakhir dalam buku fisik cocok dengan satu akta perusahaan, tetapi satu pemindahan berikutnya hanya tercatat di sistem digital. Bagian legal perlu mencari dokumen pendukungnya.
Buku fisik tidak menunjukkan saham Reza telah berpindah kepadanya. Namun, halaman itu juga tidak mencakup semua transaksi setelah tanggal terakhir yang tercatat. Ratih memperingatkan agar laporan tidak menyatakan Reza bukan pemilik berdasarkan satu buku yang belum lengkap.
Alya meminta tiga salinan kerja dibuat dengan watermark, sementara buku asli tetap di ruang terkunci. Setiap orang yang mengaksesnya harus mengisi register. Ia juga meminta agar salinan kuasa tidak dikirim kepada keluarga lain sebelum tim menentukan bagian mana yang boleh dibagikan.
Sore menjelang, petugas arsip menemukan pada daftar isi kotak sebuah rujukan ke map “lampiran rapat”. Map itu tidak berada di dalam kotak. Daftar lama memberi kode rak yang berbeda dari semua dokumen yang telah mereka temukan.
Ratih memasukkan kode itu ke daftar pencarian. “Kita belum tahu apakah mapnya pernah dipindahkan, salah kode, atau memang tersimpan di tempat lain.”
Alya mengangguk. Ia merasakan dorongan untuk membuka setiap laci sampai menemukan jawabannya, tetapi prosedur mengharuskannya berhenti ketika jadwal akses selesai. Mereka mengunci ruang dan menetapkan pemeriksaan lanjutan esok hari.
Dalam perjalanan keluar, Reza menawarkan diri membantu mencari arsip lamanya. Alya menerima, dengan syarat semua dokumen masuk melalui sekretariat. Ia tidak ingin pemeriksaan berubah menjadi pertukaran kertas tanpa jejak.
Kotak dari gudang tidak mengungkap siapa yang menguasai perusahaan. Ia memberi mereka buku yang lebih tua, surat kuasa yang perlu diuji, dan bukti bahwa Surya pernah menerima paket untuk diperiksa. Ketiganya mempersempit pertanyaan, tetapi tak satu pun menutupnya.
Sebelum pemindahan, petugas fasilitas menunjukkan denah gudang lama dan berita acara renovasi. Nomor rak yang tercatat sebagai tujuan kotak L-204 ternyata berada di lorong berbeda setelah sistem diperbarui. Perubahan ini menjelaskan mengapa pencarian pertama gagal menemukan kotak, tetapi tidak menjelaskan mengapa map lampiran tidak ada di dalamnya.
Ratih meminta salinan denah diberi tanggal dan nama penyusun. Petugas mengakui denah digital dibuat berdasarkan gambar kertas yang tidak ditandatangani. Mereka mencatat keterbatasan itu dan meminta konfirmasi dari mantan pengelola gudang.
Di antara surat kuasa, terdapat tanda terima tanpa nama penerima. Hanya ada cap tanggal dan kode unit legal. Dokumen itu dapat menunjukkan paket diterima di kantor, tetapi tidak siapa yang memegangnya setelah itu. Ratih menghubungkan kode unit dengan buku surat masuk, bukan dengan ingatan seorang pegawai.
Buku surat masuk mencatat tiga paket pada hari tersebut. Satu ditujukan kepada Surya, satu kepada sekretariat, dan satu tanpa nama penerima. Nomor paket terakhir tidak cocok dengan tanda terima di kotak. Tim membuat permintaan pencarian kepada layanan kurir, meski mereka tahu catatan pengiriman lama mungkin sudah dihapus sesuai kebijakan retensi.
Alya meminta agar kotak L-204 tidak ditutup kembali sebagai “lengkap”. Label sementara diubah menjadi “berisi dokumen terkait, pencarian lampiran berlanjut”. Perubahan itu ditandatangani petugas arsip dan disaksikan Ratih. Langkah kecil tersebut mencegah orang berikutnya mengira semua dokumen yang dirujuk sudah ditemukan.
Ratih meminta foto kondisi rak dan label disimpan bersama berita acara. Jika nomor berubah lagi, tim dapat melacak kapan dan oleh siapa perubahan dilakukan.
Aksara