Ratih menghubungi pengelola properti yang pernah menyewakan gudang kepada perusahaan. Catatan sewa masih tersimpan dalam arsip pajak, tetapi perusahaan perlu mengajukan permintaan resmi sebelum petugas dapat membuka lampiran inventaris lama.
Maya menandatangani surat permintaan dan menunjuk Dimas sebagai penghubung. Alya tidak mengirim surat itu sendiri. Ia memahami bahwa sebagai pemegang saham ia berhak meminta informasi sesuai aturan, tetapi tidak berarti ia harus memegang setiap proses.
Tiga hari kemudian, pengelola mengirim salinan kontrak sewa dan daftar penyerahan ruangan. Daftar tersebut menyebut adanya rak besi, lemari arsip, dan dua puluh satu kotak dokumen milik perusahaan. Nomor kotak hanya dicatat berurutan dari 1 sampai 21, tanpa kode unit atau nama berkas.
Ratih menjelaskan bahwa daftar itu membuktikan barang perusahaan pernah disimpan di gudang, tetapi tidak menghubungkan kotak tertentu dengan arsip notula. Dimas meminta daftar pengembalian. Pengelola menjawab dokumen pengembalian berada di penyimpanan perusahaan, bukan di pihak mereka.
Alya bertanya apakah perusahaan pernah menerima tanda terima ketika barang keluar. Bagian fasilitas menjawab mungkin ada dalam berkas logistik. Maya meminta tim mencari surat jalan dan pembayaran sewa sebelum menjadwalkan kunjungan.
Mereka tidak ingin datang ke gudang lalu meminta pemilik baru membuka ruang tanpa dasar. Gudang itu sekarang digunakan oleh usaha lain. Pemilik bersedia membantu jika ada bukti bahwa perusahaan pernah menyewa ruang tersebut dan permintaan disampaikan dengan prosedur yang tepat.
Ratih menyiapkan daftar dokumen yang diperlukan: kontrak, identitas penanggung jawab lama, surat akses, serta nomor kotak yang hendak dicocokkan. Karena nomor spesifik belum diketahui, tim meminta izin memeriksa area penyimpanan lama secara umum tanpa memindahkan barang milik penyewa sekarang.
Maya meninjau rencana itu dan meminta auditor eksternal hadir. Ia ingin setiap temuan dinilai oleh pihak yang tidak terlibat dalam sengketa keluarga. Alya mendukung, meski pemeriksaan tambahan memerlukan biaya.
Dalam rapat pemegang saham, seorang peserta mengeluh proses terlalu lambat. Alya menjawab bahwa pencarian bukan alasan untuk menghentikan operasional atau membuat tuduhan. Perusahaan harus memastikan akses legal dan menjaga barang pihak lain. Jika langkah itu memakan waktu, laporan akan menjelaskan alasannya.
Beberapa orang terlihat kurang puas, tetapi tidak ada yang mengajukan keberatan resmi. Maya menetapkan kunjungan setelah izin tertulis diterima.
Sambil menunggu, Alya mengamati laporan perkembangan bisnis. Maya mengusulkan pembaruan mesin gudang yang sudah sering rusak. Biaya awal cukup tinggi, tetapi analisis menunjukkan waktu henti dan biaya perbaikan terus meningkat. Alya membaca asumsi dan meminta perbandingan dengan opsi menyewa mesin.
Direksi memutuskan meminta penawaran kedua sebelum memilih. Alya memberikan suara untuk menunda persetujuan, bukan karena menolak investasi, melainkan karena satu pilihan belum dibandingkan. Ia mulai memahami bahwa menjadi pemegang saham bukan hanya mengawasi masa lalu; ia juga harus mempertimbangkan keputusan yang akan memengaruhi pekerja dan kelangsungan usaha.
Sore hari, Nisa menghubunginya. Mereka berbicara tentang keluarga Adrian yang ingin mengadakan makan kecil bulan depan. Alya berkata ia belum memberi jawaban karena ingin tahu siapa saja yang akan hadir. Nisa menyarankan agar ia menanyakan langsung, bukan membayangkan situasi terburuk.
Alya mengikuti saran itu. Adrian menjelaskan bahwa acara tersebut hanya makan malam bersama kakaknya dan dua keponakan. Tidak ada perayaan atau pengumuman. Alya meminta waktu untuk memeriksa jadwal dan perasaannya.
Adrian berkata ia tidak memerlukan jawaban malam itu. Mereka sepakat membicarakannya setelah kunjungan gudang, ketika Alya tidak sedang memikirkan dua hal sekaligus.
Dua hari kemudian, izin kunjungan tiba. Pengelola menetapkan jam dan meminta perusahaan membawa daftar petugas. Ratih mengirim nama auditor eksternal serta Dimas. Alya memutuskan ikut sebagai pengamat, bukan sebagai orang yang memeriksa barang.
Ia membaca ulang tujuan kunjungan: mengonfirmasi apakah ada rak atau catatan pengembalian yang berkaitan dengan sewa lama. Tidak ada janji bahwa kotak-kotak akan ditemukan. Alya menyimpan salinan surat izin dan bersiap untuk mematuhi batas akses.
Ratih membuat tabel pencocokan antara daftar masuk gudang, catatan sewa, pembayaran jasa pengangkut, dan daftar perlengkapan. Setiap baris diberi status: cocok, tidak cocok, atau belum dapat diuji. Dua puluh satu kotak dalam daftar masuk belum memiliki nomor unit, sehingga semuanya tetap berada pada kategori terakhir.
Auditor eksternal meminta tim mencari kebijakan lama mengenai pemberian kode kotak. Bagian legal menemukan pedoman yang berlaku pada tahun itu. Kotak seharusnya diberi nomor seri dan label unit, tetapi pedoman tidak mewajibkan daftar isi setiap berkas. Hal ini menjelaskan mengapa daftar pengangkut tidak menyebut notula, namun tidak menjelaskan ke mana kotak tertentu pergi.
Alya meminta satu salinan pedoman disertakan agar komite memahami batas pencarian. Ia juga bertanya apakah perusahaan pernah menghapus dokumen selama perpindahan. Ratih menjawab daftar penghapusan belum diperiksa dan harus dicari secara terpisah. Maya memasukkannya sebagai langkah lanjutan, bukan asumsi.
Pengelola properti mengirim foto lama ruang sebelum renovasi. Foto itu menunjukkan rak dan tumpukan kardus, tetapi tanggal pengambilan tidak tercatat. Auditor menilainya sebagai bahan konteks saja. Tidak ada label kotak yang dapat dibaca, dan foto tidak membuktikan siapa yang menata barang.
Dimas menghubungi pemilik vendor pengangkut yang baru. Ia bersedia mencari arsip, tetapi meminta rentang tanggal dan nomor pembayaran. Ratih menyiapkannya melalui email resmi. Mereka menunggu jawaban tanpa mengirim salinan dokumen pribadi atau materi yang tidak berkaitan.
Alya menutup tabel setelah membaca ulang status setiap baris. Pencarian bergerak maju, tetapi belum menjawab tujuan akhir kotak. Setidaknya, kini tim dapat menjelaskan bagian mana yang diketahui dan bagian mana yang masih kosong.
Maya meminta semua permintaan kepada vendor disimpan dalam satu berkas komunikasi. Jika pemilik baru menemukan dokumen, asal dan tanggal penerimaannya dapat diverifikasi sebelum digunakan. Prosedur itu juga melindungi vendor dari permintaan yang saling bertentangan.
Ratih meminta sekretariat menandai tenggat jawaban vendor. Jika tidak ada balasan, komite akan melaporkan upaya yang telah dilakukan dan mempertimbangkan jalur arsip lain.
Tim menyimpan bukti korespondensi vendor di repositori komite.
Aksara